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PDF Mail Engine のインストールから、テンプレート作成、最初の請求書一括送信までの手順を解説します。

PDF Mail Engine は、PDF を一括生成してメール配信するための、安全なローカルファーストツールです。 このガイドでは、インストールから最初の請求書送信までを数分で行う手順を説明します。

ステップ 1: インストール

最も安全で簡単な方法は、Microsoft Store からのインストールです。

Microsoft Store から入手

  1. 上記のボタンをクリックします。
  2. 入手 (または インストール) をクリックします。
  3. インストールが完了したら、開く をクリックして起動します。

ステップ 2: 最初のプロファイル作成

アプリを初めて起動すると、ホーム画面に2つのオンボーディングオプションが表示されます：

  • Create New Profile (新規プロファイル作成) — 自分のデータで最初から設定します。
  • Try Demo Data (デモデータを試す) — サンプルデータでアプリの動作を確認できます（初めての方におすすめ、下記参照）。

Create New Profile をクリックし、月次請求書 のように分かりやすい名前を入力して Create (作成) をクリックします。 Profile (プロファイル) 設定画面に移動します。

メール設定 (SMTP) の構成

プロファイル設定画面の SMTP & Email Configuration セクションで、メール送信に使用するサーバーを設定します。プロバイダーから提供された接続情報が必要です：

  • Host (ホスト): サーバーアドレス (例: smtp.gmail.com)
  • Port (ポート): 通常は 587 (TLS) または 465 (SSL)
  • Username (ユーザー名): ログインID (多くの場合メールアドレスですが、プロバイダーによります)
  • Password (パスワード): ログインパスワード
  • SSL/TLS: プロバイダーが必要とする場合 (通常は「はい」)

ステップ 3: テンプレートのデザイン

次に、PDF のレイアウトを作成します。直感的な Template Designer (テンプレートデザイナー) を使用します。

1. サンプルデータのダウンロード

デザインに使用するサンプル請求書データをダウンロードしてください： 📥 sample_invoices.csv

2. デザイナーを開く

プロファイル設定画面の右下にある Template Designer ボタンをクリックします。

3. テンプレートの初期化

デザインを始める前に、データ構造を設定する画面が表示されます：

  1. Load Data (データのロード): Load Transaction Data (トランザクションデータの読み込み) をクリックし、ダウンロードした sample_invoices.csv を選択します。
  2. Group Key (グループキー): ドキュメントを一意に識別する列 (例: id) を選択します。
  3. Email Address: 送信先メールアドレスが含まれる列 (例: email) を選択します。
  4. PDF Filename Pattern: ファイル名の規則を定義します。{{ id }}_{{ name }}.pdf のように変数を使用できます。
  5. Finish (完了) をクリックします。

4. レイアウトの作成

ビジュアルデザイナーのキャンバスが表示されます。

  1. テキストの追加: 左側のツールバーから Text 要素をキャンバスにドラッグします。
  2. 変数のマッピング: テキストの内容に こんにちは、 {{ name }} 様 と入力します。
    • サンプルデータを使用してリアルタイムにプレビューが更新されます。
  3. Save (保存): Save をクリックし、invoice_template.yaml という名前で保存します。

ステップ 4: 生成と送信

プロファイルの準備 (メール設定完了、テンプレート選択済み) が整いました。ジョブを実行してみましょう。

1. データのインポート

サイドバーの Data Import (データインポート) に移動し、同じ sample_invoices.csv を選択します。 (実際の業務では、ここで今月のデータを選択します)

2. PDF の生成

サイドバーの PDF Generation (PDF生成) に移動し、Run Process (実行) をクリックします。エンジンが CSV の各行を処理し、{{ name }} を実際の名前 (例: "田中", "佐藤") に置き換えて、出力フォルダーに PDF を作成します。

3. メールの送信

サイドバーの Email Sending (メール送信) に移動します。キューの内容を確認し、Run Process (実行) をクリックして、生成された PDF をメールの添付ファイルとして送信します。

デモデータを試す

自分のデータを設定する前にアプリを試してみたい場合は、ホーム画面で Try Demo Data (デモデータを試す) を選択してください：

  1. Setup Demo (デモセットアップ) をクリックします。
  2. 必要に応じて SMTP サーバーの設定を入力します（スキップして後から設定することも可能です）。
  3. サンプルテンプレートとデータを含むデモプロファイルが自動的に作成されます。

ワークフロー全体の流れを理解するのに最適な方法です。

まとめ

これで完了です！あなたは以下の操作を行いました：

  1. プロファイルの設定
  2. 動的テンプレートの初期化とデザイン
  3. パーソナライズされた PDF の生成と送信

次のステップ: