Daten-Tab

Referenzanleitung zur Verwaltung von Zuordnungen, Berechnungen und Datenquellen im Vorlagendesigner.

Der Daten-Tab im Vorlagendesigner dient der Definition der Logik hinter Ihrem Dokument. Er verbindet Ihr visuelles Design mit Ihren tatsächlichen Datenquellen (Excel/CSV) und verarbeitet Geschäftslogik wie Berechnungen und Gruppierung.

Abschnittsübersicht

Der Daten-Tab ist in folgende Abschnitte gegliedert:

  1. Zuordnungen (Mappings): Verbindet Datenspalten mit Vorlagenvariablen.
  2. Berechnungen (Calculations): Erstellt neue Variablen mithilfe von Formeln.
  3. Gruppierung (Grouping) (Erforderlich): Definiert, wie Zeilen in separate PDF-Dokumente aufgeteilt werden.
  4. Datenverknüpfung (Data Linking): Verbindet Transaktionsdaten mit Masterdaten (SVERWEIS-Stil).
  5. Ausgabekonfiguration (Output Configuration): Legt die Dateinamenskonvention für generierte PDFs fest.
  6. Datenquellen (Data Sources): Lädt Beispieldaten für Vorschau und Zuordnung.

1. Zuordnungen (Mappings)

Zuordnungen ermöglichen es der Vorlage, Werte aus den Spalten Ihrer Datenquelldatei zu „lesen".

  • Quelldaten (Belegsymbol): Repräsentiert Ihre Hauptdaten (z. B. Rechnungen, Verkaufszeilen). Diese Daten variieren typischerweise mit jeder Zeile.
  • Masterdaten (Personensymbol): Repräsentiert Referenzdaten (z. B. Kundenliste, Produktkatalog). Diese Daten sind oft statisch oder werden per ID verknüpft.

Beim Laden einer Datenquelle (siehe Datenquellen unten) werden Zuordnungen häufig automatisch erstellt. Sie können diese auch manuell hinzufügen.

2. Berechnungen (Calculations)

Mit Berechnungen erstellen Sie neue Variablen, die aus vorhandenen Daten abgeleitet werden. Verwenden Sie diese für Betrags- und Steuerberechnungen oder die Kombination von Textfeldern.

Beispiel: Zur Berechnung eines Gesamtpreises aus UnitPrice und Quantity:

  • Name: TotalAmount
  • Formel: {{UnitPrice}} * {{Quantity}}

Nach der Erstellung steht {{TotalAmount}} als Variable in Ihrem Design zur Verfügung.

Aggregation (Summe)

Für Summen auf Gruppenebene können Sie anstelle einer Formel den Typ sum verwenden. Dieser summiert automatisch ein Feld über alle Zeilen der Gruppe:

  • Typ: sum
  • Feld: Die zu summierende Variable (z. B. TotalAmount)

Dies ist nützlich für die Berechnung von Zwischensummen, Gesamtsummen oder anderen aggregierten Werten aus Positionszeilen.

Rundung

Berechnungen unterstützen eine Rundungs-Option zur Steuerung der numerischen Ergebnisrundung:

  • floor: Abrunden auf die nächste Ganzzahl (z. B. 10,9 → 10)
  • ceil: Aufrunden auf die nächste Ganzzahl (z. B. 10,1 → 11)
  • round: Standardmäßiges Runden auf die nächste Ganzzahl (z. B. 10,5 → 11)

Dies ist besonders nützlich für Steuerberechnungen und Währungsformatierung.

3. Gruppierung (Grouping)

Diese Einstellung ist erforderlich. Der Gruppierungsschlüssel bestimmt, wie mehrere Zeilen verarbeitet werden.

  • Einzelzeilenmodus: Wenn jede Zeile in Ihren Daten ein einzelnes eindeutiges Dokument darstellt, wählen Sie eine eindeutige ID-Spalte (z. B. InvoiceID).
  • Mehrzeilenmodus: Wenn Ihre Daten mehrere Zeilen für ein einzelnes Dokument enthalten (z. B. eine Rechnung mit 5 Positionen), wählen Sie die Spalte, die das Dokument identifiziert (z. B. InvoiceID). Die Engine gruppiert diese 5 Zeilen zu einem PDF.

4. Datenverknüpfung (Data Linking)

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Masterdaten mit Ihren Quelldaten zu verbinden — ähnlich wie SVERWEIS in Excel.

  • Übereinstimmungswert (Importdaten): Die Spalte in Ihren Quelldaten, die als „Fremdschlüssel" fungiert (z. B. CustomerID).
  • Suchschlüssel (Masterdaten): Die eindeutige ID-Spalte in Ihren Masterdaten (z. B. CustomerID).

Warum diese Funktion verwenden? Wenn Ihre Quelldaten nur die CustomerID „C001" enthalten, Sie aber die vollständige Adresse des Kunden auf der Rechnung drucken möchten, verknüpfen Sie Ihre Masterdaten. Das System ruft automatisch die mit „C001" verknüpfte Adresse ab.

5. Ausgabekonfiguration

  • PDF-Benennungsregel: Definiert den Dateinamen des generierten PDFs.
  • Standard: {{InvoiceNo}}.pdf

Sie können Variablen verwenden, um dynamische Dateinamen zu erstellen, z. B. Rechnung_{{InvoiceNo}}_{{Date}}.pdf.

6. Datenquellen

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, Zuordnungen zu überprüfen und die Korrektheit der Verbindung in der Vorschau zu prüfen. Manuelle Zuordnung ist möglich, aber das Laden Ihrer tatsächlichen Datendateien reduziert Fehler erheblich.

Unterstützte Formate

  • CSV-Dateien (.csv)
  • Excel-Dateien (.xlsx, .xls)

Verwendung

  1. Klicken Sie auf Quelldaten laden oder Masterdaten laden.
  2. Wählen Sie Ihre Datei über den Dateibrowser.
  3. Ein Datenvorschau-Dialog wird angezeigt.
  4. Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Laden. Das System schlägt automatisch Zuordnungen für alle im Datei gefundenen Spalten vor.