Schnellstart

Erfahren Sie, wie Sie PDF Mail Engine installieren, eine Vorlage gestalten und Ihre erste Rechnungsserie versenden.

PDF Mail Engine ist ein sicheres, lokales Tool zur Massenerstellung und zum E-Mail-Versand von PDFs. Diese Anleitung führt Sie von der Installation bis zum Versand Ihrer ersten Rechnung in wenigen Minuten.

Schritt 1: Installation

Der sicherste Weg zur Installation ist über den Microsoft Store.

Aus dem Microsoft Store herunterladen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche oben.
  2. Klicken Sie auf Herunterladen (oder Installieren).
  3. Nach der Installation klicken Sie auf Öffnen.

Schritt 2: Erstes Profil erstellen

Beim ersten Start der App zeigt der Startbildschirm zwei Optionen:

  • Create New Profile (Neues Profil erstellen) — Beginnen Sie mit Ihren eigenen Daten.
  • Try Demo Data (Demodaten ausprobieren) — Erkunden Sie die App mit vorinstallierten Beispieldaten (empfohlen für Erstbenutzer, siehe unten).

Klicken Sie auf Create New Profile, geben Sie einen aussagekräftigen Namen wie Monatsrechnungen ein und klicken Sie auf Create (Erstellen). Sie werden zur Profile (Profil)-Einstellungsseite weitergeleitet.

E-Mail-Einstellungen (SMTP) konfigurieren

Auf der Profileinstellungsseite finden Sie den Abschnitt SMTP & Email Configuration und konfigurieren den Mailserver für den E-Mail-Versand. Sie benötigen die Verbindungsdaten Ihres E-Mail-Anbieters:

  • Host: Die Serveradresse (z. B. smtp.example.com)
  • Port: In der Regel 587 (TLS) oder 465 (SSL)
  • Username (Benutzername): Ihre Anmelde-ID (oft Ihre E-Mail-Adresse, prüfen Sie dies bei Ihrem Anbieter)
  • Password (Passwort): Ihr Anmeldepasswort
  • SSL/TLS: Aktivieren, falls von Ihrem Anbieter erforderlich (normalerweise Ja)

Schritt 3: Vorlage gestalten

Erstellen Sie nun das Layout für Ihre PDF. Verwenden Sie dazu den visuellen Template Designer (Vorlagendesigner).

1. Beispieldaten herunterladen

Laden Sie zunächst diese Beispiel-Rechnungsliste für Ihr Design herunter: 📥 sample_invoices.csv

2. Designer öffnen

Klicken Sie auf der Profileinstellungsseite auf die Schaltfläche Template Designer (unten rechts).

3. Vorlage initialisieren

Vor dem Design erscheint ein Konfigurationsdialog zur Einrichtung der Datenstruktur:

  1. Load Data (Daten laden): Klicken Sie auf Load Transaction Data (Transaktionsdaten laden) und wählen Sie die heruntergeladene Datei sample_invoices.csv.
  2. Group Key (Gruppierungsschlüssel): Wählen Sie eine Spalte zur eindeutigen Identifizierung eines Dokuments (z. B. id).
  3. Email Address: Wählen Sie die Spalte mit den E-Mail-Adressen (z. B. email).
  4. PDF Filename Pattern: Definieren Sie die Dateinamensregel. Sie können Variablen wie {{ id }}_{{ name }}.pdf verwenden.
  5. Klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).

4. Layout erstellen

Sie befinden sich nun im visuellen Designer.

  1. Text hinzufügen: Ziehen Sie ein Text-Element auf die Leinwand.
  2. Variable zuordnen: Geben Sie im Textinhalt ein: Hallo, {{ name }}.
    • Die Vorschau wird in Echtzeit mit Ihren Beispieldaten aktualisiert.
  3. Speichern: Klicken Sie auf Save (Speichern) und benennen Sie die Datei invoice_template.yaml.

Schritt 4: Generieren & Versenden

Ihr Profil ist nun bereit (E-Mail konfiguriert, Vorlage ausgewählt). Starten Sie den Verarbeitungsprozess.

1. Daten importieren

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Data Import (Datenimport) und wählen Sie dieselbe sample_invoices.csv. (Im realen Betrieb würden Sie hier Ihren monatlichen Datenexport auswählen.)

2. PDFs generieren

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu PDF Generation (PDF-Generierung) und klicken Sie auf Run Process (Ausführen). Die Engine verarbeitet jede Zeile der CSV, ersetzt {{ name }} durch die tatsächlichen Namen (z. B. „Müller", „Schmidt") und erstellt PDFs im Ausgabeordner.

3. E-Mails versenden

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Email Sending (E-Mail-Versand). Überprüfen Sie die Warteschlange und klicken Sie auf Run Process (Ausführen), um die generierten PDFs als E-Mail-Anhänge zu versenden.

Demodaten ausprobieren

Wenn Sie die App erkunden möchten, bevor Sie eigene Daten einrichten, wählen Sie auf dem Startbildschirm Try Demo Data (Demodaten ausprobieren):

  1. Klicken Sie auf Setup Demo (Demo einrichten).
  2. Geben Sie optional Ihre SMTP-Servereinstellungen ein (Sie können diesen Schritt überspringen und später konfigurieren).
  3. Ein Demoprofil mit Beispielvorlage und Beispieldaten wird automatisch erstellt.

So können Sie den gesamten Workflow von Anfang bis Ende kennenlernen, bevor Sie Ihr eigenes Profil erstellen.

Zusammenfassung

Sie haben erfolgreich:

  1. Ein Profil konfiguriert.
  2. Eine dynamische Vorlage initialisiert und gestaltet.
  3. Personalisierte PDFs generiert und versendet.

Nächste Schritte: