Guida rapida

Scopra come installare PDF Mail Engine, creare un modello e inviare il primo batch di fatture.

PDF Mail Engine è uno strumento sicuro e locale per la generazione e l'invio di PDF in blocco. Questa guida La accompagnerà dall'installazione all'invio della prima fattura in pochi minuti.

Passo 1: Installazione

Il modo più sicuro per installare l'applicazione è tramite il Microsoft Store.

Scarica dal Microsoft Store

  1. Clicchi il pulsante qui sopra.
  2. Clicchi Ottieni (o Installa).
  3. Al termine dell'installazione, clicchi Apri.

Passo 2: Creazione del primo profilo

Al primo avvio dell'app, la schermata Home presenta due opzioni di onboarding:

  • Create New Profile — Inizia da zero con i propri dati.
  • Try Demo Data — Esplora l'app con dati di esempio precaricati (consigliato per i nuovi utenti, veda sotto).

Clicchi Create New Profile, inserisca un nome descrittivo come Fatture Mensili, e clicchi Create. Verrà indirizzato alla schermata delle impostazioni Profile (Profilo).

Configurazione della posta (SMTP)

Nella schermata delle impostazioni del profilo, trovi la sezione SMTP & Email Configuration e configuri il server di posta utilizzato per l'invio. Avrà bisogno dei dati di connessione forniti dal Suo provider:

  • Host: L'indirizzo del server (es. smtp.example.com)
  • Port: Di solito 587 (TLS) o 465 (SSL)
  • Username: Il Suo ID di accesso (spesso il Suo indirizzo email, ma verifichi con il provider)
  • Password: La Sua password di accesso
  • SSL/TLS: Attivare se richiesto dal provider (di solito Sì)

Passo 3: Progettazione di un modello

Ora creiamo il layout del PDF. Utilizzerà il Template Designer visuale.

1. Scaricare i dati di esempio

Per prima cosa, scarichi questo elenco di fatture di esempio da utilizzare per il design: 📥 sample_invoices.csv

2. Aprire il Designer

Nella schermata delle impostazioni del profilo, clicchi il pulsante Template Designer (in basso a destra).

3. Inizializzare il modello

Prima di iniziare a progettare, apparirà una finestra di configurazione per impostare la struttura dati:

  1. Load Data: Clicchi Load Transaction Data e selezioni il file sample_invoices.csv appena scaricato.
  2. Group Key: Selezioni una colonna che identifica un documento univoco (es. id).
  3. Email Address: Selezioni la colonna contenente gli indirizzi email (es. email).
  4. PDF Filename: Definisca come nominare i file. Può usare variabili come {{ id }}_{{ name }}.pdf.
  5. Clicchi Finish.

4. Creare il layout

Ora si trova nel canvas del designer visuale.

  1. Aggiungi testo: Trascini un elemento Text sul canvas.
  2. Mappatura variabile: Nell'area del contenuto testo, digiti: Gentile {{ name }}.
    • Il testo si aggiornerà in tempo reale con i dati di esempio.
  3. Salva: Clicchi Save e nomini il file invoice_template.yaml.

Passo 4: Generazione e invio

Ora che il profilo è pronto (posta configurata, modello selezionato), eseguiamo il processo.

1. Importare i dati

Navighi a Data Import nella barra laterale e selezioni lo stesso sample_invoices.csv. (In uno scenario reale, qui selezionerebbe l'esportazione dati mensile).

2. Generare i PDF

Navighi a PDF Generation nella barra laterale e clicchi Run Process. Il motore elaborerà ogni riga del CSV, sostituendo {{ name }} con i nomi effettivi (es. "Mario", "Laura"), e creerà i PDF nella cartella di output.

3. Inviare le email

Navighi a Email Sending nella barra laterale. Verifichi la coda, quindi clicchi Run Process per inviare i PDF generati come allegati email.

Provare i dati demo

Se desidera esplorare l'app prima di configurare i propri dati, scelga Try Demo Data dalla schermata Home:

  1. Clicchi Setup Demo.
  2. Facoltativamente inserisca i dettagli del server SMTP (può saltare questo passaggio e configurarlo in seguito).
  3. Un profilo demo con modello e dati di esempio verrà creato automaticamente.

È il modo migliore per comprendere l'intero flusso di lavoro prima di creare il proprio profilo.

Riepilogo

Operazioni completate:

  1. Configurazione di un profilo.
  2. Inizializzazione e progettazione di un modello dinamico.
  3. Generazione e invio di PDF personalizzati.

Passi successivi: