Démarrage rapide

PDF Mail Engine est un outil sécurisé et local pour générer et envoyer des PDF en masse. Ce guide vous accompagne de l'installation à l'envoi de votre première facture en quelques minutes.

Étape 1 : Installation

La méthode la plus sûre est l'installation via le Microsoft Store.

1. Cliquez sur le bouton ci-dessus.
2. Cliquez sur Obtenir (ou Installer).
3. Une fois installé, cliquez sur Ouvrir.

Étape 2 : Création de votre premier profil

Au premier lancement, l'écran d'accueil propose deux options :

• Create New Profile — Commencer avec vos propres données.
• Try Demo Data — Explorer l'application avec des données d'exemple préchargées (recommandé pour les nouveaux utilisateurs, voir ci-dessous).

Cliquez sur Create New Profile, saisissez un nom descriptif comme Factures mensuelles, puis cliquez sur Create. Vous serez redirigé vers l'écran Profil.

Configuration de la messagerie (SMTP)

Dans l'écran des paramètres du profil, localisez la section SMTP & Email Configuration et configurez le serveur de messagerie. Vous aurez besoin des informations de connexion fournies par votre fournisseur :

• Host : L'adresse du serveur (ex : smtp.example.com)
• Port : Généralement 587 (TLS) ou 465 (SSL)
• Username : Votre identifiant de connexion (souvent votre adresse e-mail)
• Password : Votre mot de passe
• SSL/TLS : Activer si requis par votre fournisseur (généralement Oui)

Étape 3 : Conception d'un modèle

Créons maintenant la mise en page de votre PDF à l'aide du Concepteur de Modèle visuel.

1. Télécharger les données d'exemple

Téléchargez d'abord ce fichier de factures d'exemple pour la conception : 📥 sample_invoices.csv

2. Ouvrir le concepteur

Dans l'écran des paramètres du profil, cliquez sur le bouton Template Designer (en bas à droite).

3. Initialiser le modèle

Avant de commencer la conception, une fenêtre de configuration apparaît pour définir la structure des données :

1. Charger les données : Cliquez sur Load Transaction Data et sélectionnez le fichier sample_invoices.csv téléchargé.
2. Clé de regroupement : Sélectionnez la colonne identifiant un document unique (ex : id).
3. Adresse e-mail : Sélectionnez la colonne contenant les adresses e-mail (ex : email).
4. Nom de fichier PDF : Définissez la règle de nommage. Vous pouvez utiliser des variables comme {{ id }}_{{ name }}.pdf.
5. Cliquez sur Finish.

4. Créer la mise en page

Vous êtes maintenant dans le canevas du concepteur visuel.

1. Ajouter du texte : Faites glisser un élément Text sur le canevas.
2. Mapper une variable : Dans la zone de contenu, saisissez : Bonjour, {{ name }}.
   • L'aperçu se met à jour en temps réel avec vos données d'exemple.
3. Enregistrer : Cliquez sur Save et nommez-le invoice_template.yaml.

Étape 4 : Génération et envoi

Votre profil est prêt (messagerie configurée, modèle sélectionné). Lançons le traitement.

1. Importer les données

Accédez à Import de données dans la barre latérale et sélectionnez le même fichier sample_invoices.csv. (En production, vous sélectionneriez ici vos données mensuelles.)

2. Générer les PDF

Accédez à Génération PDF dans la barre latérale et cliquez sur Run Process. Le moteur traite chaque ligne du CSV, remplace {{ name }} par les noms réels (ex : « Alice », « Bob ») et crée les PDF dans le dossier de sortie.

3. Envoyer les e-mails

Accédez à Envoi d'e-mails dans la barre latérale. Vérifiez la file d'attente, puis cliquez sur Run Process pour envoyer les PDF générés en pièces jointes.

Données de démonstration

Si vous souhaitez explorer l'application avant de configurer vos propres données, choisissez Try Demo Data depuis l'écran d'accueil :

1. Cliquez sur Setup Demo.
2. Saisissez éventuellement les paramètres de votre serveur SMTP (vous pouvez ignorer cette étape et la configurer plus tard).
3. Un profil de démonstration avec un modèle et des données d'exemple sera créé automatiquement.

C'est le meilleur moyen de comprendre le fonctionnement complet du workflow avant de créer votre propre profil.

Résumé

Vous avez accompli les étapes suivantes :

1. Configuration d'un profil.
2. Initialisation et conception d'un modèle dynamique.
3. Génération et envoi de PDF personnalisés.

Étapes suivantes :

• Fonctionnalités avancées des modèles : Tableaux, images et codes-barres.
• Calculs : Taxes, totaux et logique conditionnelle.