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瞭解如何安裝 PDF Mail Engine、設計範本並發送您的第一批發票。

PDF Mail Engine 是一款安全的本機優先工具，用於批次生成 PDF 並透過電子郵件發送。 本指南將帶您從安裝到發送第一張發票，只需幾分鐘即可完成。

步驟 1：安裝

最安全的安裝方式是透過 Microsoft Store。

從 Microsoft Store 取得

  1. 點擊上方按鈕。
  2. 點擊 取得（或 安裝）。
  3. 安裝完成後，點擊 開啟。

步驟 2：建立您的第一個設定檔

首次啟動應用程式時，首頁畫面會顯示兩個選項：

  • 建立新設定檔 — 從頭開始設定您自己的資料。
  • 試用示範資料 — 使用預先載入的範例資料探索應用程式（建議初次使用者選擇，請參閱下方說明）。

點擊 建立新設定檔，輸入描述性名稱（例如 每月發票），然後點擊 建立。 您將被導向至 設定檔 設定畫面。

設定郵件伺服器（SMTP）

在設定檔設定畫面中，找到 SMTP 與郵件設定 區段，設定用於發送郵件的郵件伺服器。您需要從電子郵件服務提供者取得連線資訊：

  • 主機：伺服器位址（例如 smtp.example.com）
  • 連接埠：通常為 587（TLS）或 465（SSL）
  • 使用者名稱：您的登入帳號（通常是電子郵件地址，但請確認您的提供者要求）
  • 密碼：您的登入密碼
  • SSL/TLS：若提供者要求則啟用（通常為是）

步驟 3：設計範本

現在，讓我們建立 PDF 的版面配置。您將使用我們的視覺化 範本設計工具。

1. 下載範例資料

首先，下載此範例發票清單作為設計用途： 📥 sample_invoices.csv

2. 開啟設計工具

在設定檔設定畫面中，點擊 範本設計工具 按鈕（位於右下角）。

3. 初始化範本

在開始設計之前，會出現一個設定對話方塊來建立資料結構：

  1. 載入資料：點擊 載入交易資料，選擇您剛下載的 sample_invoices.csv 檔案。
  2. 分組鍵：選擇用於識別唯一文件的欄位（例如 id）。
  3. 電子郵件地址：選擇包含電子郵件地址的欄位（例如 email）。
  4. PDF 檔案名稱：定義檔案命名方式。您可以使用變數，例如 {{ id }}_{{ name }}.pdf。
  5. 點擊 完成。

4. 建立版面配置

您現在已進入視覺化設計工具畫布。

  1. 新增文字：將 文字 元素拖曳到畫布上。
  2. 對應變數：在文字內容區域中輸入：Hello, {{ name }}。
    • 您將看到它使用範例資料即時更新。
  3. 儲存：點擊 儲存，並命名為 invoice_template.yaml。

步驟 4：生成與發送

現在您的設定檔已準備就緒（郵件已設定、範本已選擇），讓我們來執行作業。

1. 匯入資料

在側邊欄導覽至 資料匯入，選擇相同的 sample_invoices.csv。 （在實際情境中，這會是您的每月資料匯出檔案）。

2. 生成 PDF

在側邊欄導覽至 PDF 生成，點擊 執行處理。引擎會處理 CSV 中的每一列，將 {{ name }} 替換為實際名稱（例如「Alice」、「Bob」），並在輸出資料夾中建立 PDF 檔案。

3. 發送郵件

在側邊欄導覽至 郵件發送。檢視佇列內容，然後點擊 執行處理 將生成的 PDF 作為郵件附件發送。

試用示範資料

如果您想在設定自己的資料之前先探索應用程式，請從首頁畫面選擇 試用示範資料：

  1. 點擊 設定示範。
  2. 可選擇輸入您的 SMTP 伺服器詳細資訊（您可以跳過此步驟，稍後再設定）。
  3. 系統會自動建立包含範例範本和資料的示範設定檔。

這是在建立自己的設定檔之前，瞭解整個端對端工作流程的最佳方式。

總結

您已成功完成以下操作：

  1. 設定了一個設定檔。
  2. 初始化並設計了動態範本。
  3. 生成並發送了個人化 PDF。

後續步驟：