E-Mail-Tab

E-Mail-Empfänger, Absenderinformationen und Nachrichteninhalt konfigurieren.

Der E-Mail-Tab ermöglicht die Konfiguration des E-Mail-Versands bei der PDF-Generierung.

Absenderinformationen (Optional)

Sie können die in Ihren SMTP-Einstellungen konfigurierten Standard-Absenderinformationen überschreiben.

  • Absendername (Optional): Der Anzeigename (z. B. „Buchhaltungsabteilung").
  • Absenderadresse (Optional): Die „Von"-E-Mail-Adresse.
    • Hinweis: Die meisten SMTP-Anbieter (wie Gmail oder Outlook) erzwingen, dass diese Adresse mit Ihrem authentifizierten Konto übereinstimmt, um Spoofing zu verhindern. In der Regel sollten Sie dieses Feld leer lassen, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Bedarf und Ihr Anbieter unterstützt dies.
    • Wenn leer, verwendet das System die Standardadresse aus Ihren Profileinstellungen.

Empfänger

Konfigurieren Sie, wer die E-Mail erhält. Sie können hier keine statischen Adressen eingeben; stattdessen müssen Sie diese Felder Ihren Datenquellen zuordnen.

  • An / Cc / Bcc: Wählen Sie eine Variable aus dem Dropdown-Menü.
    • Das Dropdown listet Variablen aus Ihrem Daten-Tab (Quellzuordnungen, Masterzuordnungen und Berechnungen).
    • Beispiel: Wenn Ihre CSV eine Spalte CustomerEmail hat, ordnen Sie diese im Daten-Tab zu und wählen Sie dann hier CustomerEmail.

E-Mail-Inhalt

Definieren Sie Betreff und Text der E-Mail. Sie können dynamische Variablen verwenden, um die Nachricht zu personalisieren.

Betreff

Die Betreffzeile der E-Mail.

  • Unterstützt Variablen: Rechnung für {{CustomerName}}

Textkörper

Der Hauptinhalt der E-Mail.

  • Unterstützt mehrzeiligen Text.
  • Unterstützt Variablen: 
    Sehr geehrte/r {{CustomerName}},

im Anhang finden Sie die Rechnung {{InvoiceNo}}.
Gesamtbetrag: {{Amount}} €

Mit freundlichen Grüßen

PDF-Sicherheitseinstellungen

Sie können das angehängte PDF mit einem Passwort schützen. In diesem Abschnitt wählen Sie eine Datenvariable, die das Passwort für jeden Empfänger enthält.

  • PDF-Passwort: Wählen Sie eine Variable aus dem Dropdown (z. B. CustomerPassword).
    • Das Dropdown listet alle verfügbaren Variablen aus Ihrem Daten-Tab (Quellzuordnungen, Masterzuordnungen und Berechnungen).
    • Wählen Sie (Keine), um PDFs ohne Passwortschutz zu senden.

Funktionsweise

  1. Beim E-Mail-Versand liest die Engine für jeden Empfänger den Passwortwert aus der ausgewählten Variable.
  2. Das PDF wird mit dem Passwort mittels AES-Verschlüsselung verschlüsselt (Benutzer- und Eigentümerpasswort werden auf denselben Wert gesetzt).
  3. Das verschlüsselte PDF wird der E-Mail angehängt.