E-Mail-Versand

E-Mails mit angehängten PDFs an Ihre Empfänger senden.

Der E-Mail-Versand ist der letzte Schritt, in dem das System Ihre E-Mails mit den zuvor generierten PDFs als Anhang zustellt.

Übersicht

Das System verwendet Ihre konfigurierten SMTP-Server-Einstellungen zum Versenden von E-Mails. Der Inhalt ist vollständig dynamisch und ermöglicht personalisierte Betreffzeilen und Textkörper.

Versand-Workflow

  1. Navigieren Sie zur Ansicht E-Mail-Versand.
  2. Profil auswählen: Das Dropdown listet Profile mit versandbereiten Elementen.
  3. Batch auswählen: Eine Liste der Batches mit „PDF generiert"-Elementen wird angezeigt.
  4. Versand starten: Klicken Sie auf den Batch, um die Zustellung zu starten.

Funktionen

1. Dynamische Inhalte

  • Betreff & Textkörper: Werden im Vorlagendesigner (E-Mail-Tab) definiert.
  • Variableneinfügung: Sie können die {{ variable }}-Syntax (Jinja2) sowohl in der Betreffzeile als auch im E-Mail-Textkörper verwenden.
    • Beispiel: Sehr geehrte/r {{ customer_name }}, im Anhang finden Sie Ihre Rechnung.

2. Anhänge

  • Das im vorherigen Schritt generierte PDF wird automatisch angehängt.
  • Der Anhangsdateiname entspricht dem PDF-Dateinamen auf der Festplatte.
  • PDF-Passwortschutz: Sie können über die PDF-Sicherheitseinstellungen im E-Mail-Tab des Vorlagendesigners ein Passwort für das angehängte PDF festlegen. Bei Konfiguration benötigen Empfänger das Passwort zum Öffnen des PDFs.

3. Sicherheitsprüfungen

Vor dem Versand führt das System folgende Prüfungen durch:

  • Online-Prüfung: Überprüft die Internetverbindung.
  • Dateiprüfung: Bestätigt, dass die PDF-Datei tatsächlich auf der Festplatte existiert.
  • Adressvalidierung: Prüft die Formate von An, CC und BCC.

Wichtige Hinweise